Dokument taki obowiązuje też w przypadku, kiedy wynajmowane będą magazyny czy też powierzchnie biurowe. Ocenę zużycia energii przez takie pomieszczenia użytkowe jak domy jedno – i wielorodzinne, hotele, akademiki ustala rzecznik Ministerstwa Budownictwa. Ocenie takiej podlegają też szkoły, szpitale, biurowce, centra handlowe.  Z obowiązku tego typu dokumentu są zwolnione takie budynki jak: kościoły, synagogi, kaplice, czy też wszelkie inne budynki kultu religijnego.
Świadectwo, takie musi znajdować się w widocznym miejscu w danym pomieszczeniu, tak by każdy mógł zorientować się w jego zawartości bez większego problemu.
Świadectwo energetyczne sporządzają specjalnie przygotowani do tego zadania audytorzy energetyczni. Audytorem może zostać jedynie osoba, z wyższym wykształceniem, która przejdzie cykl określonych szkoleń oraz przejdzie pomyślnie proces kwalifikacyjny przeprowadzony przez ministra Budownictwa. Wydatek, jaki ponoszą osoby, które zobowiązane są do przedstawienia i uzyskania tego typu świadectwa to odpowiednio: w przypadku właścicieli mieszkań jest to wydatek rzędu kilkunastu tysięcy; zaś właściciele domów i domków jednorodzinnych czy wielorodzinnych ponoszą tutaj koszta w kwocie 1,5 tysiąca złotych.

Uzyskany dokument uzyskuje ważność przez 10 lat i jest automatycznie przedłużane, chyba, że budynek czy lokal mieszkalny ulegnie w tym czasie jakimś znaczącym przekształceniom czy modyfikacjom. Warto, więc do ocieplania mieszkań używać takich materiałów, które po czasie pozwolą na ekonomiczne ogrzewanie domu i uzyskanie energetycznego certyfikatu (może to być dobry izolator ciepła, jakim jest wełna mineralna, styropian czy też specjalne materiały izolacyjne używane jeszcze na etapie budowania mieszkania).